Écrits professionnels

LE COURRIER ADMINISTRATIF DANS L’ÉDUCATION NATIONALE
Connaître les normes et les usages

De même qu’à l’oral l’enseignant témoigne en toutes circonstances d’un parler professionnel irréprochable, ses écrits font la preuve de sa parfaite maîtrise de la langue française, de sa connaissance des règles épistolaires de base et de son souci d’une communication claire, méthodique et respectueuse.

Par une lettre ou un courrier électronique adressé à un supérieur, tout enseignant s’inscrit dès lors dans la chaîne hiérarchique.

• Le vocabulaire administratif doit se différencier du style des affaires et de la correspondance privée. Il met en jeu des formulations, des expressions inusitées à l’oral.
• Le ton d’un document administratif doit permettre au lecteur d’en identifier le caractère officiel.
• Le langage administratif doit rester accessible à tous : bien écrire, c’est faire comprendre à son lecteur le maximum de choses en lui prenant le minimum de temps.
• Aucun courrier professionnel n’est adressé à l’adresse personnelle de l’inspecteur, mais à la circonscription : ce.0682027J@ac-strasbourg.fr
• Tout courrier administratif adressé à un service doit suivre la voie hiérarchique et être envoyé d’abord à l’inspecteur de la circonscription : ce.0682027J@ac-strasbourg.fr

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QUELQUES PRINCIPES DU STYLE ADMINISTRATIF

• Respect de la voie hiérarchique : on s’adresse à :

Monsieur l’inspecteur d’académie
directeur académique des services de l’éducation nationale du Haut-Rhin
s/c de Monsieur l’inspecteur de l’éducation nationale
de la circonscription de Mulhouse 3

• Responsabilité : l’anonymat ainsi que l’emploi du pronom personnel « nous » sont proscrits. Toute lettre administrative emploie le « je » qui montre l’engagement de la personne.
• Neutralité et objectivité : s’abstenir de véhémence, d’humour ou de lyrisme. S’en tenir aux faits et aux arguments. On ne place pas de points d’exclamation dans un courrier administratif.
• Clarté et concision : « Ce que l’on conçoit bien s’énonce clairement,
  Et les mots pour le dire arrivent aisément » Boileau, de l’Art poétique, 1674. 

• Formules de politesse :

La formule d’appel (« Monsieur l’inspecteur », « Monsieur l’inspecteur d’académie», « Madame la rectrice ») ne contient pas d’abréviation. (cf. plus loin quant à l’orthographe souvent erronée des abréviations de langue française).
La formule « j’ai l’honneur de… » est présente dans la plupart des courriers administratifs.

Les formules de politesse dans la conclusion :

En relation avec l’expression d’une demande, il est possible d’écrire, par exemple :
« En vous remerciant par avance de l’attention que vous voudrez bien prêter à ma demande, je vous prie d’agréer, Monsieur l’inspecteur d’académie,  l’expression de ma considération distinguée » (ou « de mon dévoué respect »).

« Je vous prie d’agréer, Monsieur l’inspecteur d’académie, l’expression de ma haute considération. »

Pour l’IEN :

– « Veuillez agréer, Monsieur l’Inspecteur, l’expression de mes respectueuses salutations. »

Ou : « Je vous prie de croire, …, à l’expression de mes sentiments respectueux.»

Ou : « Je vous prie de croire, …, à l’expression de mes sentiments les plus dévoués. »

On n’adresse pas ses salutations « distinguées » encore moins « cordiales » à un supérieur hiérarchique (« cordial » = avec coeur : à réserver à des relations plus familières, supposant une certaine proximité).

Pour d’autres destinataires : 

« Je vous prie d’agréer, Monsieur le Maire, l’expression de ma considération distinguée. »

« Veuillez agréer, Monsieur le Directeur, l’expression de ma considération distinguée. »

« Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’assurance de ma considération.»

À des parents d’élèves : « Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées. »

Ou : « Je vous prie de recevoir ou d’agréer,… , mes salutations distinguées.»

• J’ai l’honneur de vous faire connaître que…
• J’ai l’honneur de vous rendre compte…
• J’ai l’honneur de vous exposer…
• J’ai l’honneur de vous faire parvenir…
• J’ai l’honneur de vous demander de bien vouloir… ( à un supérieur hiérarchique)
• J’ai l’honneur de vous informer que…

On évite les abréviations (Madame pour Mme). A ce propos, je constate fréquemment (courrier, comptes rendus, …) l’emploi erroné de l’abréviation « Mr. » pour Monsieur. En effet, je rappelle que « Mr » est l’abréviation anglaise de Mister et n’a pas à être employée dans un texte en français.
« M. » est l’abréviation française de Monsieur. L’abréviation correcte de « Mademoiselle » est « Mlle » et non « Melle » ou « Mle », bien que le terme de « mademoiselle » disparaisse de la correspondance administrative. En effet, la circulaire ministérielle n° 5575/SG du 21 février 2012 recommande la suppression des termes « mademoiselle », « nom de jeune fille » ou « nom d’épouse » des courriers et formulaires administratifs.

Précision de mise en forme

Tout courrier doit être daté et signé. Mentionnez les coordonnées de l’expéditeur, son grade et sa fonction ainsi que son établissement d’exercice ou de rattachement. Indiquez les coordonnées du destinataire.

Si l’on s’adresse à une personne particulière dans un service, on précisera : 

« A l’attention de… »

Si le courrier est à destination d’une personne par la voie hiérarchique, indiquez le titre de la personne intermédiaire précédé de s/c [ sous couvert de] .

Rappelez les références (s’il s’agit d’une réponse) ou l’objet (s’il s’agit d’une demande ou d’un premier envoi).